Pour la bonne santé financière d’une entreprise, il est important de bien gérer les factures impayées. Les retards de paiement peuvent perturber la trésorerie et avoir un impact sur la rentabilité. Pour éviter que cela n’arrive, il faut relancer les clients débiteurs avec des techniques efficaces. Découvrez ici quelques-unes de ces techniques auxquelles vous pouvez recourir pour envoyer de bonnes relances à vos clients débiteurs.
Mettre en place une procédure de relance
Pour gérer efficacement les factures impayées, la première des choses que vous devrez faire est d’établir une procédure de relance solide. Lisez ici plus de détails avec CashOnTime pour trouver de bonnes idées de mise en place d’une procédure de relance. Afin de réussir efficacement cette dernière, vous pouvez aussi envisager la structure suivante pour votre procédure de relance :
- Définir des délais et des étapes de relance ;
- Choisir les canaux de communication ;
- Prévoir des relances personnalisées.
Définir des délais et des étapes de relance consiste à identifier les moments clés où les relances doivent être envoyées, surtout selon des échéances de paiement et des délais légaux. Par exemple, vous pouvez envoyer d’abord une première relance au client quelques jours après l’échéance, puis lui prévoir des relances ultérieures que vous enverrez plus tard à intervalles réguliers. Les relances vont continuer jusqu’à ce que le client qui vous doit des factures impayées se manifeste.
Vous devrez ensuite choisir les canaux de communication que vous allez utiliser pour les relances. Cela peut inclure des e-mails, des appels téléphoniques et des lettres de relance. Vous pouvez également faire recours à des logiciels de gestion des relations clients pour automatiser ce processus.
Pour que le client puisse mieux se retrouver à travers votre lettre, vous devrez personnaliser chaque relance que vous lui envoyez en mentionnant le montant dû, la date d’échéance et tout intérêt ou pénalité de retard. Pour plus de clarté, veillez surtout à toujours rappeler au client les produits ou services fournis que votre entreprise lui a fournis.
Vous pouvez aussi proposer un plan de règlement échelonné pour faciliter le paiement du client en difficulté. Cela peut permettre d’étaler le montant impayé sur plusieurs échéances, soulageant ainsi la trésorerie du client.
Utiliser des outils appropriés pour optimiser les relances
Pour maximiser l’efficacité des relances, il est recommandé d’utiliser des outils spécifiquement conçus à cet effet. Sur le marché, il existe plusieurs outils récents qui vous permettent d’envoyer fréquemment des lettres de relance convaincantes à vos clients ayant des factures impayées. Voici quelques conseils qui peuvent vous faciliter la tâche lors de l’optimisation des relances de factures impayées.
Les modèles de relance standardisés
Afin d’assurer la cohérence dans vos communications avec les clients, vous devrez penser à créer des modèles de relance standardisés. Ceux-ci vous permettront de gagner du temps, car vous pouvez vous servir du même modèle pour relancer plusieurs clients à la fois. Ces modèles doivent inclure des formulations professionnelles et fermes pour inciter les clients au paiement de leurs factures impayées.
Les logiciels de gestion des relances
Pour réussir la stratégie marketing de votre entreprise et fidéliser la clientèle, il y a désormais sur le marché plusieurs logiciels de gestion des relances et de recouvrement qui automatisent le processus de réclamation des créances à vos clients. Ces outils vont se charger d’envoyer automatiquement des rappels aux clients selon les paramètres que vous avez définis. Ceux-ci facilitent ainsi le suivi des paiements en attente. Vous pouvez effectuer des recherches en ligne pour trouver les meilleurs logiciels de gestion de relances sur le marché.
Faire appel à des professionnels du recouvrement
En dernier recours, envisagez de faire appel à des professionnels du recouvrement, tels que des avocats spécialisés, des agences de recouvrement ou des huissiers de justice. Ceux-ci peuvent vous aider à entreprendre des actions judiciaires pour récupérer les montants impayés.
Mais bien avant d’engager des procédures judiciaires, il est souvent préférable de relancer de manière amiable le client débiteur. Cela peut se faire par téléphone, mail ou courrier, en rappelant les échéances et les obligations de paiement.
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